Virtuaalne assistent saab kinnisvaramaaklerilt ja üüripinna omanikult üle võtta kuulutuste haldamise kinnisvaraportaalides, objektide kajastamise sotsiaalmeedias, kliendipäringutele vastamise, kalendri ja objektinäitamiste kokkuleppimise, lepingute ja üleandmisaktide ettevalmistamise ning suhtluse notari, panga ja hindajaga.

Olen ise oma korterit välja üürinud kaks aastat ja praegu otsime kolmandat korda uut üürnikku, nii et tean omast käest, kui palju pisikesi töid on ühe korteri ümber ka siis, kui kõik läheb hästi. Maakleri töölaual käib see sama ring korraga mitme objekti ümber. Virtuaalne assistent on väärt abiline ka investorile, kellele meeldib suures osas ise toimetada, kuid mõned ülesanded soovib delegeerida.

Toon nimekirja konkreetsetest töödest, millega virtuaalne assistent saab kinnisvaravaldkonnas abistada.

Kuulutused:

Sisestab ja uuendab kuulutusi KV.ee-s, City24-s ja kodulehel, hoiab hinnad ja kirjeldused ajakohased ning koondab fotod, plaanid ja objektiinfo ühte kohta, kust need on igal hetkel võtta.

Sotsiaalmeedia haldus ja objektide kajastamine

Kajastab sotsiaalmeedias aktiivseid objekte, valmistab postitused ette ja ajastab need ning hoiab kontod järjepidevalt elus ka siis, kui Sul endal selleks aega ei ole.

Suhtlus ja kalender:

Vastab huviliste kirjadele kokkulepitud viisil, lepib kokku kohtumised ja objektinäitamised, haldab kalendrit ja annab Sinuni edasi ainult need küsimused, mis vajavad Sinu otsust.

Dokumendid ja andmed:

Valmistab ette ja korrastab lepinguid, üleandmisakte ja muid objektiga seotud dokumente, hoiab need ühes süsteemis, sisestab andmeid ja kannab arved raamatupidamistarkvarasse, näiteks Meritisse.

Koostööpartnerite ja asutustega suhtlemine:

Kokkulepitud juhiste alusel suhtleb notari, panga, hindaja, haldusfirma või teiste osapooltega, küsib vajalikud tõendid ja väljavõtted ning hoiab silma peal tähtaegadel ja järeltegevustel, mis muidu märkamatult mööduvad.

Kohapealsed käigud:

Vastavalt piirkonnale saab assistent ära teha ka need asjad, mis nõuavad kohal olemist: võtmete viimine, objektil kohal olemine, dokumentide viimine või toomine. Kõik ülejäänu käib arvuti ja telefoni vahendusel, nii et asukoht piire ei sea.

Oliivia Kartau on virtuaalne assistent Tartus. Fookusruumi nime all aitab ta ettevõtjatel hoida korras need igapäevased ülesanded, mis ettevõtlusega kaasnevad. Kontakt: info@fookusruum.ee

• Facebook
• Instagram
• LinkedIn

Read more at Fookusruum

Nii et mina olen teinud palju ise ja leidnud võimalusi, kuidas hoida alustava ettevõtjana kulud madalamal. Jagan neid hea meelega. Tuleb aga meeles hoida, et tasuta lahenduse eest maksad sageli oma aja või mugavusega.

Raamatupidamine: kuus kuud tasuta

Merit Aktiva on alustajale kuus kuud tasuta, selle sees saab sisestada sada müügiarvet, sada ostuarvet ja sada pearaamatu kannet ja funktsionaalsus on samasugune nagu tasulisel paketil. Alustava ühe inimese ettevõtte kohta on sada arvet piisav, et programmiga tutvuda.

Mulle meeldib selle juures kõige rohkem see, et andmed jäävad alles ka siis, kui sa tasulisele üle lähed või otsustad selle programmiga mitte jätkata. Sa ei ehita midagi üles kohta, kust sa pead selle hiljem välja kolima või kust sa andmeid kätte ei saa. Kuue kuu pärast on sul juba parem ülevaade enda arvete mahust ja tead paremini, kas sulle see programm meeldib ja millist paketti valida.

Koduleht: maksin domeeni ja majutuse eest, ülejäänu tegin ise

See on koht, kuhu läks kindlasti kõige rohkem aega. Ma ostsin domeeni ja veebimajutuse ning ehitasin kogu ülejäänud lehe ise WordPressis üles.

See ei ole aga kõigile mõistlik. Mina olin varem läbinud WordPressi veebikoolitusi ja tahtsin ise praktiseerida veebilehe ehitamist. Seega minu jaoks oli sellel kokkuhoiul väärtus kogemuse näol. Nüüd oskan ma seda ka kliendi jaoks teha ja iga probleem, mis mul ette tuli, õpetas mulle kasuliku oskuse. Kui sind aga kodulehtede tegemine ei huvita ja enda teenust/toodet pakkudes sa teenid sama ajaga rohkem kui leht maksma oleks läinud, siis see ei ole päriselt kokkuhoid.

Veebimajutuse pealt saab pea alati soodsamalt: enamik Eesti majutuspakkujaid teeb regulaarselt kampaaniaid, kus esimesed kuud on tasuta või domeen on paketi sees. Lisaks pakuvad nt pangad ärikliendile partnerisoodustusi. Mina kasutasin oma panga soodustust, aga tasub enne ostmist lihtsalt erinevad pakkumised üle vaadata.

Broneerimissüsteem: tasuta, aga kompromissiga

Mul on lehel WP Booking Calendari tasuta versioon. See teeb täpselt seda, mida ma vajan: klient valib endale sobiva aja ja saadab broneeringu ära.

Ainus miinus on see, et tasuta versioonis pean ma iga broneeringu ise üle vaatama ja kinnitama ning alles siis saab klient oma kinnituskirja. Praktikas tähendab see, et ma pean päeva jooksul jälgima, kas keegi on broneeringu teinud, sest klient ei taha oodata järgmise hommikuni.

Ma otsustasin sellega leppida, sest broneeringuid ei tule mul veel nii palju, et see mind segaks. Samas broneeringute kasvades on see ikkagi teenus, mille eest on mõistlik maksta.

Alternatiive on mitmeid: Calendly tasuta versioon on lihtne ja töötab kohe, kui sul ei ole vaja, et broneerimine oleks sinu enda lehe sees. Ameliat ma proovisin ka, aga see lihtsalt ei istunud mulle. Tööriista valikul loeb ka see, kas sa saad ise sellega sõbraks.

Tasulisi võimalusi on palju ja kui maht on suurem, siis kindlasti on mõistlik maksta teenuse eest, mis teeb automaatselt sinu eest suure osa tööst.  

Leidsin tasuta koolitusi

Koolitusi on internetis meeletult ja paljud neist maksavad päris palju raha. Kuid leidub ka koolitusi, mis on tasuta. Peamine on hoida silmad lahti.

Üks väärt abiline on maakondlike arenduskeskuste võrgustik. Igas maakonnas on olemas nõustaja, kelle juurde saab alustav ettevõtja tasuta minna ja tehakse ka koolitusi. Haridus- ja Teadusministeerium rahastab igal aastal paljudel erinevatel teemadel koolitusi. Neid leidub üle Eesti ja erinevates vormides. Lähemalt saab tutvuda siin. Otsingu saab mugavalt filtreerida huvide ja tasu järgi. Ka Smartwork Academy on üks koht, kus leiab IT-alaseid koolitusi, mis on tihti tasuta või soodsamad.

Tasub vaadata ka oma valla või linna ja töötukassa kodulehte. Sealt võib leida koolitusi ja projekte erinevatel teemadel. Sellised projektid on tihti piirkondlikud või kindlale sihtgrupile suunatud ja kestavad ainult kindla perioodi. Tasub aeg-ajalt uuesti vaadata, mis parasjagu käimas on. Maakondlikud arenduskeskused korraldavad ka alustava ettevõtja baaskoolitust (vahel väikese omaosalustasuga), mida ei tehta igal aastal igas maakonnas, nii et sedagi tasub üle küsida.

Mina olen läbinud Smartwork Academy poolt läbi viidava Work In Tech programmi, mis kestis üle aasta ja koosnes Coursera kursustest ja veebikohtumistest. Lisaks ka Virtuaalassistendi täiendkoolituse Tallinna Majanduskoolis, mille kestus oli 9 kuud. Kuigi täpselt neid samu kursuseid enam ei tehta, võib sarnaseid võimalusi siiski leida. Tuleb arvestada sellega, et pakkumised muutuvad kiiresti.

Lisaks ei saa mainimata jätta ka Youtube’i ja tehisintellekti tuge. Peaaegu iga probleemi kohta, mis veebilehe pluginate või programmide seadistamisel ette tuli, oli olemas mõni Youtube’i video. Ja ka AI on paljude probleemide lahendamisel abiks: veateate või seadistuse saab talle ette anda ja lasta seletada, mida see tähendab.

Toetustest

Mina sain alustamiseks töötukassa ettevõtluse alustamise toetust, mida sain kasutada töövahendite ja erinevate programmide ligipääsude soetamiseks, näiteks Office365, Canva pro ja veebimajutus. Toetuse kasutamine tegi mul alustamist kergemaks ja see on ka põhjus, miks seda mainimata jätta ei saa. Samas ei saa ma ka seda soovitada, sest enam töötukassa EVAT toetust ei paku.

Endiselt on olemas ettevõtluskoolitused ja starditoetus, mida saab taotleda Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse kaudu, aga see on juba teistsuguse mahu ja teistsuguste tingimustega kui EVAT. Kui sa praegu alustad, siis kõige mõistlikum on minna oma maakonna arenduskeskusesse ja küsida, mis parasjagu avatud on. Toetused ja nende tingimused muutuvad igal aastal, nii et ka see info võib mõne aja pärast olla aegunud.

Sotsiaalmeedia sisuloomine

Filmimiseks mul ei ole uhket varustust. Ma kasutan oma 5 aastat vana iPhone 12 telefoni. Mul ei ole statiivi: ma olen kasutanud tassi, et telefon püsiks stabiilsena ja asetanud ta põranda/kastide/raamatute/tooli peale. See näeb kõrvalt naljakas välja ja muidugi oleks statiiviga mugavam. Aga minu mõte on see, et kõik varustus ei pea kohe olemas olema. Mulle tundub, et uue tehnika ostmine võib vahel olla lihtsalt põhjus alustamist edasi lükata. Palju rohkem annab see, kui alustad sellega, mis sul juba olemas on ja kasutad aega selleks, et õppida ja harjutada.

Videote monteerimiseks kasutan ma Instagram Edits’i programmi. Kui mõned kuud tagasi ei olnud ta veel nii hea, et oleks saanud hakkama eesti keelsete subtiitritega, siis nüüd on olukord kõvasti paranenud ja saavad ka subtiitrid tehtud. Ka kõik teised põhifunktsioonid on tasuta olemas ja mugav videod kohe Instagrami üles laadida.

Kokkuhoid ei tasu alati ära

Kui kokkuhoid hakkab kliendile silma paistma või töö kvaliteeti mõjutama, siis ei ole see enam mõistlik. Minu jaoks on piir näiteks broneeringute juures. See, et ma kinnitan broneeringu käsitsi, on veel okei, aga kui klient peaks kinnituskirja kaks päeva ootama, siis enam mitte.

Kui kulutad iga kuu mitu tundi selleks, et kümme eurot kokku hoida, siis tasub korra arvutada, kui palju sa selle ajaga oma tööd tehes teeniksid.

Ja kui asi puudutab andmeid, arveid või kliendi infot, siis ma ei otsi enam kõige odavamat varianti. Seal valin pigem kindla ja usaldusväärse lahenduse, isegi kui see on veidi kallim.

Mille eest maksta esimesena?

Minu kogemus on, et kõike ei pea ega saagi tasuta teha. Pigem tasub alguses natuke aega ilma hakkama saada, sest siis näed ise, mille eest on mõistlik esimesena maksma hakata.

Vahel on kokkuhoid hoopis see, kui sa mõne töö enda käest ära annad, sest siis jääb sinu enda aeg sinna, kus see rohkem väärt on. Kui sa oled ise alustamas ja tahaksid koos mõelda, mis su ettevõttes on praegu ise tegemist väärt ja mis võiks juba kellegi teise käes olla, siis broneeri endale tasuta konsultatsioon.

Read more at Fookusruum

Pakun paindlikku assistenditeenust täpselt sellises mahus, nagu Sinu ettevõte parajasti vajab – ilma kohustuseta palgata täiskohaga töötajat. Aga kuidas minu abi täpselt välja näeb? Toon siinkohal välja kolm põhilist suunda, millega saan Sind toetada.

Virtuaalne assistent

Sinu parem käsi interneti teel

Kui Sinu ettevõtte murekohad asuvad arvutiekraanil või telefonis, on lahenduseks virtuaalne assistent. See tähendab, et mina töötan oma kodukontorist ja abistan Sind interneti teel ehk Sinu asukohal pole tähtsust.

Kuidas me suhtleme?

Meie koostöö on paindlik. Saame hoida ühendust videokõnede (Zoom, Google Meet), Messengeri, e-maili või telefonikõnede teel. Täpselt nii, nagu Sinule mugavam on! Tööaja arvestamiseks kasutan rakendust Toggl, mis tähendab, et maksad vaid reaalselt tehtud töö eest.

Millega saan sind virtuaalselt aidata?

Igapäevane büroo- ja dokumendihaldus:

Kalendri ja e-posti korrastamine, andmete sisestamine ja andmetöötlus.

Kliendisuhtlus:

Vastamine päringutele, suhtlus koostööpartnerite ja teenusepakkujatega.

Kujundustööd ja veeb:

Sotsiaalmeediapostituste, flaierite, plakatite, visiitkaartide ja esitluste visuaalne loomine (Canva jt tööriistad), samuti Sinu WordPressi veebilehe jooksev haldus ja uuendamine.

Finantsassisteerimine:

Ostu- ja müügiarvete sisestamine ning haldamine Merit tarkvaras.

Ürituste korraldamine:

Ideede genereerimine, teenusepakkujate otsimine, kutsete kujundamine ja saatmine, külaliste nimekirja jooksev haldamine ja tagasiside küsitluste analüüs.

Kohapealne assistent

Füüsiline tugi Tartus ja lähiümbruses

Mõnikord on vaja kedagi, kes oleks päriselt kohal. Kui Sinu ettevõte tegutseb Tartus või selle lähiümbruses, tulen virtuaalsest maailmast välja ja asun appi otse sündmuskohal. Me saame koos tööd teha Sinu kontoris, hubases kohvikus või mõnes coworking ruumis. Samuti võime kohtuda otse Sinu objektil või rendipinnal.

Kuna on kohapealne assistent parim valik?

Kiired ja töökad perioodid:

Saan tulla appi e-poe tellimuste pakkimisele, toodete sorteerimisele või inventuuri tegemisele.

Kontorielu sujuvus:

Kontoritarvete ja kohvinurga varude haldamine, dokumentide füüsiline arhiveerimine.

Esindusfunktsioonid:

Külaliste ja koostööpartnerite vastuvõtmine Sinu kontoris, ürituste kohapealne assisteerimine (külaliste registreerimine, kohvipauside jooksev korraldus jne).

Püsitöötaja asendamine:

Kui Sinu püsiv assistent või büroojuht läheb puhkusele, saan mina sujuvalt tema rolli üle võtta, et Sinu äri ei seiskuks.

Asjaajamised ja sõidud linnapeal

Sinu isiklik asjaajaja

Kas oled tabanud end mõttelt, et kulutad liiga palju väärtuslikku aega lihtsalt autoga linnas sõites ja erinevaid tulekahjusid kustutades? Minu kolmas teenuse suund on mõeldud just selleks, et hoida kokku Sinu aega ja kütust. Liigun isikliku autoga Tartumaal ja ajan Sinu asjad korda jooksupealt.

Mida see teenus sisaldab?

Pakkide transport:

Dokumentide, lepingute või pakiautomaadi/-kullerteenuse kaudu liikuvate pakkide kiire toimetamine punktist A punkti B.

Ostutiirud:

Ettevõtte ürituse jaoks snäkkide/jookide ostmine, kontorisse puuviljade toomine või spetsiifiliste töövahendite ja ehitusmaterjalide poest ära toomine.

Turu-uuring ja info kogumine kohapeal:

Vajad infot, kas mingi konkreetne toode või materjal on Tartu poodides füüsiliselt olemas ja milline see välja näeb? Käin kohapeal, kontrollin, teen vajadusel pildid ja edastan info.

Kinnisvara- ja rendipindade assisteerimine:

Vajadusel viin üürnikele/klientidele võtmed, vaatan üle objekti üldise korra või toon/viin voodipesud ja rätikud keemilisse puhastusse.

Ettevõtte esindusmeenete ja trükiste äratoomine:

Sõidud trükikotta või koostööpartnerite juurde, et tuua ära valminud flaierid, visiitkaardid või firmakingitused.

Kokkuvõte: kuidas alustada?

Fookusruumi teenuste ilu peitub selles, et Sa ei pea valima vaid ühte. Ühel nädalal võin hallata Sinu e-posti ja sisestada arveid Meritisse (virtuaalselt), teisel nädalal aga tulla appi kontorisse suurt seminari ette valmistama (kohapeal) ja tuua teel sinna trükikojast ära värsked voldikud (asjaajamised linnapeal).

Teenuste loetelu on alati suunav. Kui Sul on ülesanne, mis ei mahu täpselt ühegi siinse nimetuse alla, siis kirjuta mulle ikkagi! Vaatame koos Sinu murekohad üle ja leiame lahenduse, mis loob Sulle ettevõtjana päriselt fookuse ja vabaduse.

Kas oled valmis oma töölaualt kohustusi ära andma?

Broneeri minu veebilehel tasuta 30-minutiline konsultatsioon siin, räägime Sinu ettevõtte vajadustest ja paneme plaani paika!

Read more at Fookusruum